Вышеуказанный документ, наряду с Журналом учета инструкций по ОТ, ведется на предприятиях, имеющих три и более формы регламентации защиты труда. Юридическое обоснование необходимости иметь эту книгу в организации содержит статья Трудового Кодекса № 212.

Оформление документа производится в соответствии с рекомендациями Минтруда. Журнал фиксирует движение инструкций в рамках организации с отметкой лиц, получивших документ на руки. Должностное лицо, получившее документ на руки, должно расписаться в его предоставлении.

Заполнение книги предполагает аккуратное и безошибочное написание формальных данных, без помарок и исправлений. Не допускается ведения формы карандашом и заклеивание испорченных листов с последующим исправлением. Журнал подлежит хранению в течение десяти лет, а на опасном производстве не менее семидесяти пяти.